Zu allen Service Reports muss eindeutig definiert werden, was Absicht und Zweck des Berichtes, dessen Zielgruppen und vor allem die Datenquellen sind. Identifizierte Report Bedürfnisse aus Kundenanforderungen sind zu erfüllen.

Der Erfolg von allen Service Management Prozessen ist abhängig von der Nutzung der Informationen aus den Service Reports. Die Entscheidungen des Managements sowie korrigierende Massnahmen müssen auf den Resultaten der Service Reports abgestützt und an alle relevanten Parteien kommuniziert werden.

Weniger ist oft mehr. Dies gilt ganz im speziellen für Service Reports. Es ist zu empfehlen, dass nur Berichte aufgrund von vereinbarten und dokumentierten Anforderungen vom Kunden und des internen IT Managements erstellt werden. Dabei sollen auch die Beziehungen zu den internen wie auch externen Lieferanten abgebildet werden, um die gesamte Leistungskette überprüfen zu können.

Vergleichen Sie  hierzu den Service Reporting Prozess gemäss ITIL V3.